わかりやすい説明 その1

投稿者: | 9月 11, 2019

不安定な天気が続いていますが、みなさま体調はいかがでしょうか?
私はガリガリ君を食べすぎてお腹を壊してしまいました…

さて、今日は私なりの「わかりやすい説明のコツ」について紹介したいと思います。

仕事柄、ご高齢の方にお病状の説明や治療について説明することがしばしばあるので、私と同じ専門職の方や営業職の方などの参考になると幸いです。

【わかりにくい説明とは】

日常生活で、人に何かを説明しなければならない時ってたくさんありますよね。
そんな時、上手く伝わらずに歯がゆい思いをしたことやイライラさせてしまったことはありませんか?

わかりにくい説明の例を挙げると、下のようなパターンが多いと感じます。

1,話が長くて結論がよくわからない
2,専門用語が多い・内容が複雑
3,相手の質問(聞きたいこと)に答えていない

このような説明になってしまうと、相手に内容が伝わらないばかりか、興味を持ってもらえなかったり、不信感を抱かせてしまったりします。

 

【わかりやすい説明のコツ】

わかりやすく説明するにはいくつかコツがあります。たくさんあって実践するのは難しい!と感じるかもしれませんが、基本は「思いやりの心」
ではコツについて何回かに分けて一つずつ具体的に見ていきます。

コツその1.「説明するときのシチュエーションを意識する」

 

 

 

 

 

あなたはどんなシチュエーションでお話をしているでしょう。
そしてその時、相手はどんなことを考えながらあなたの話を聞くでしょうか。

パターン1「廊下ですれ違った相手に仕事の進捗状況を説明しなければならない」

パターン2「お店に来たお客さんに自社製品の特徴を紹介したい」
 
このシチュエーションを意識し、相手の立場になることで、ある程度説明の「型」が決まります。

例えば、
パターン1なら、まず結論をバシッと伝え、長い立ち話は避ける「短時間・簡潔型」

「先日のプロジェクトの進捗具合をお伝えしたいのですが、お時間よろしいですか?」
「実は例の問題ですが無事に解決しました。」
「◯◯を△△に変えたところ、取引先も納得してくださいまして■■となった次第です。」
「詳細についてはまた改めてご報告に伺います。」

パターン2なら、まず相手の希望や目的に沿って説明する「傾聴・じっくり型」

「お客様、本日はご来店ありがとうございます。今日は何かお探しですか?」
「〇〇を見に来られたのですね。ありがとうございます。」
「もしよろしければ、実物をご覧になりますか?」
「我社の〇〇をご検討頂きありがとうございます。他社製品との比較してどちらを購入しようか迷われているということであれば、まずはこちらを御覧ください…」

考えてみれば、シチュエーションによって説明の仕方がかわるのは当たり前のことですよね。
だけどこれがとても重要なことなんです。

次回以降は、パターン2のように、比較的時間があってじっくり説明する場合のコツについて紹介していきたいと思います。

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